Una volta ricevuta la fattura dal fornitore (o dal suo intermediario), e in caso di esito positivo dei controlli previsti, il Sistema di Interscambio consegna la fattura elettronica all’indirizzo telematico presente nella fattura stessa e, quindi, alla casella di Posta Elettronica Certificata oppure al canale telematico (FTP o Web Service) che il cliente avrà comunicato al suo fornitore – indipendentemente dal fatto che siano o meno riconducibili direttamente al cessionario o committente – e che il cedente o prestatore (o il suo intermediario) avrà correttamente riportato nella fattura. La guida pratica dell’Agenzia delle Entrate precisa, infatti, che l’operatore IVA può decidere di ricevere la fattura ad un indirizzo PEC direttamente a lui intestato o su un canale telematico (FTP o Web Service) direttamente da lui gestito oppure può farla ricevere, per suo conto, da un soggetto terzo, solitamente un intermediario o un provider che offre servizi specifici proprio di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche.
Per essere, quindi, sicuri di ricevere correttamente una fattura, è indispensabile comunicare in modo chiaro e tempestivo al fornitore non solo la propria partita IVA e i propri dati anagrafici, come accadeva con le fatture tradizionali, ma anche l’indirizzo telematico (PEC ovvero Codice Destinatario di 7 cifre) che il fornitore dovrà riportare nella fattura, affinchè il Sistema di Interscambio sia in grado di consegnare la fattura stessa.
Per rendere più sicuro e rapido questo delicato passaggio, agevolando il fornitore nella fase di acquisizione dei dati del cliente, l’Agenzia delle Entrate ricorda che tutti gli operatori titolari di partita IVA possono:
- registrare preventivamente, presso il Sistema di Interscambio, l’indirizzo telematico dove desiderano ricevere di default tutte le loro fatture. Attraverso il servizio di registrazione si può abbinare al proprio numero di partita IVA un indirizzo telematico (PEC o Codice Destinatario di 7 cifre identificativo di un canale FTP o Web Service) dove ricevere sempre tutte le fatture elettroniche, indipendentemente dall’indirizzo telematico che il fornitore avrà inserito nella fattura. Pertanto, se si è utilizzato questo servizio, il Sistema di Interscambio ignorerà l’indirizzo riportato in fattura e consegnerà la stessa all’indirizzo abbinato alla partita IVA;
- generare e portare con sè un codice bidimensionale (QRCode), contenente il numero di partita IVA, tutti i dati anagrafici e l’indirizzo telematico di default comunicato preventivamente al Sistema di Interscambio. Il soggetto passivo avrà, pertanto, una sorta di “biglietto da visita”, che potrà essere portato con sè, salvato nello smartphone sotto forma di immagine oppure stampato su carta: mostrandolo al fornitore, come oggi si fa con la tessera sanitaria quando si effettua una spesa medica, il cedente o prestatore potrà leggere e acquisire il numero di partita IVA del cliente, i suoi dati anagrafici e il suo indirizzo telematico (solo se il cessionario o committente ha prima utilizzato il servizio di registrazione). Qualora il fornitore utilizzi una delle procedure gratuite dell’Agenzia delle Entrate per predisporre la fattura o altra procedura di mercato in grado di leggere il QRCode, i dati in esso contenuti saranno automaticamente e senza errore precompilati in fattura.
Queste due azioni possono essere effettuate dall’operatore IVA, o da un suo intermediario appositamente delegato, soltanto nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”, utilizzando i due appositi servizi online denominati “Registrazione della modalità̀ di ricezione delle fatture elettroniche” e “Generazione QRCode”.
